Если вы сотрудничаете с коллегами удалённо, то, вероятно, знакомы с системами управления проектами, основанными на Kanban-досках. Ведь это один из самых эффективных способов организации рабочего процесса.
Именно высокая эффективность стала причиной того, что Chanty разработала собственную встроенную функцию Kanban, но об этом мы поговорим чуть позже. А пока давайте углубимся в историю появления системы Кан
История системы Kanban
Само название происходит от японского слова, означающего «карточка, которую можно видеть». Это логично, если учесть интерфейс на основе доски, который используют большинство современных Kanban-программ.
На самом деле «kan» буквально означает «знак», а «ban» — «доска». Kanban «看板» или «знак-доска» — удачное описание визуального метода, которым известны Kanban-доски. Большинство исследований приписывают заслуги одному человеку: Тайити Оно.
Многие даже называют его «отцом Kanban». Хотя он скончался в 1990 году, мы уверены, что современные красиво оформленные программные Kanban-доски заставили бы Тайити Оно гордо сказать: «О, да».
Toyota стала первой компанией, использовавшей систему Kanban, чтобы оптимизировать поток деталей: стратегия «точно в срок» на производственных линиях означала, что любые задержки могли бы стать катастрофой для всего графика.
С момента её внедрения гигантом автомобильной индустрии в 1940-х годах многие компании последовали его примеру, оценив высокую эффективность метода. В итоге это привело к внедрению Kanban в программное обеспечение для управления проектами с развитием технологий.
Методология Kanban
Метод Kanban очень легко усвоить, и существует всего несколько правил, которым нужно следовать:
- Визуальные сигналы. Независимо от того, это карточки, цвета или стикеры, Kanban-доска использует визуальный способ передачи информации, позволяющий сразу понять суть всего. Это особенно полезно для команд, которым нужно быстро оценивать статус задач без детального объяснения каждый раз. Визуальная природа метода снижает недопонимания и обеспечивает мгновенное понимание всей картины для всех участников.
- Обработка по этапам. Большинство досок используют трёхэтапный поток: «к выполнению», «в процессе» и «завершено». Можно добавить дополнительные фазы, например «на проверке», в зависимости от потребностей команды и типа проектов. Чёткая структура помогает поддерживать непрерывный рабочий процесс и обеспечивает прозрачность. Каждый участник команды мгновенно видит, на каком этапе находится каждая задача, что делает управление более эффективным и упорядоченным.
- Гибкое продвижение. Вся суть Kanban — оставаться гибкими, поэтому не бойтесь переставлять задачи, если это улучшает общий график проекта. Некоторые задачи могут требовать приоритета перед другими по мере развития проекта, и Kanban позволяет легко вносить изменения. Такая гибкость побуждает команды постоянно оптимизировать рабочий процесс, повышая эффективность и адаптивность при изменяющихся требованиях.
Подводные камни
При использовании Kanban-досок для управления командой можно столкнуться с определёнными проблемами. Вот несколько распространённых ошибок, которых стоит избегать:
Чрезмерное дробление
Разделение проекта на мелкие задачи — отличная идея, но важно не переборщить с детализацией. Нет смысла создавать отдельные карточки для структуры статьи, первого черновика, вычитки и планирования публикации.
Гораздо эффективнее назвать карточку по теме статьи и разместить её в колонке, соответствующей текущему этапу выполнения. Это уменьшит загромождение доски и упростит отслеживание всех задач для сотрудников, не вызывая чувства перегруженности.
Жёсткость
Вся суть Kanban — оставаться гибкими и направлять усилия на наиболее важные задачи проекта в конкретный момент времени. Некоторые руководители проектов отказываются менять порядок выполнения задач, что нивелирует преимущества метода Kanban.
Важно стремиться выполнять всё в срок, но нет ничего плохого в том, чтобы выполнить сначала другую задачу, если это быстрее, имеет большее влияние на проект или срок её выполнения сократился из-за непредвиденных обстоятельств.
Деспотичное управление
Независимость — один из самых ценных аспектов Kanban-доски для команды (подробнее об этом ниже), поэтому не стоит быть слишком строгими. Некоторые компании разрешают редактировать карточки на доске только менеджерам проектов, что снижает эффективность.
Ограничивая права доступа только руководству, вы замедляете обновление доски. Ситуация усугубляется, если менеджер проекта находится в другой временной зоне, поскольку он не сможет редактировать доску до своего рабочего времени через несколько часов.
Kanban против Scrum
Многие команды путают Kanban и Scrum, иногда используя термины как синонимы. Это неудивительно, ведь многие компании применяют оба метода вместе. Однако между ними есть ключевые различия.
Прежде всего, Scrum в определённых случаях может работать быстрее, но его универсальность значительно уступает Kanban. Именно поэтому Scrum чаще используют компании с относительно статичными приоритетами, которые не меняются слишком часто.
В отличие от этого, Kanban позволяет легко корректировать систему в любое время, не создавая хаоса. В своей основе Scrum — это метод работы, который разбивает задачи на спринты. Длительность спринта может варьироваться, но обычно составляет от двух до четырёх недель.
Жёсткая структура Scrum может ограничивать адаптивность, тогда как гибкая природа Kanban делает его идеальным для среды, где приоритеты часто меняются. Это особенно актуально для таких отраслей, как IT, где потребности клиентов и масштаб проектов постоянно меняются.
В течение спринта сотрудники обязаны выполнить все назначенные задачи. Новый спринт не может начаться, пока текущий не будет завершён на 100%. Это очень строгий режим, но он может дать отличные результаты для команд, цели которых соответствуют предписанному порядку работы.
Преимущества Kanban
Предотвращает перегрузку сотрудников
Одним из значимых преимуществ Kanban-досок является то, что они показывают каждому в компании, сколько задач у каждого члена команды в работе. Сотрудник, который видит, сколько задач ожидают выполнения, с большей вероятностью сосредоточится на текущем бэклоге, вместо того чтобы брать на себя новые задания.
Это решает проблему, когда участники пытаются делать слишком много дел одновременно и в итоге не успевают завершить ничего вовремя. Поскольку сотрудники будут более осознанно подходить к выбору задач, рабочая нагрузка в компании распределится более равномерно.
Менеджеры проектов также с меньшей вероятностью случайно назначат одному сотруднику слишком много задач, если у них будет визуальное представление того, насколько каждый уже загружен. Помните: равномерное распределение нагрузки критично для общей эффективности команды.
Кроме того, такая прозрачность позволяет командам заранее выявлять узкие места, предотвращая задержки до того, как они станут критическими. Выявляя области перегрузки, менеджеры могут быстро вносить корректировки и предотвращать выгорание сотрудников.
Постоянная оптимизация
Когда вы используете Kanban-доску как основу для командного взаимодействия, оптимизировать процессы становится намного проще. Например, если вы понимаете, что какая-то задача важнее другой на середине проекта, вы просто перетаскиваете соответствующую карточку.
Это резко контрастирует с жёсткими, статичными календарными системами, которые неудобно обновлять по мере изменения потребностей проекта. Kanban-доски можно сравнить с болидами Формулы-1, которые настраиваются на протяжении всего Гран-при для максимальной производительности.
Возможность корректировок в реальном времени также способствует формированию культуры непрерывного обучения, где команды регулярно оценивают свои процессы и улучшают их. Способность быстро менять приоритеты помогает всем оставаться на курсе и эффективно достигать целей.
Возможность корректировать задачи «на ходу» ускоряет не только текущий проект, но и помогает команде развивать эффективность для будущих проектов, так как сотрудники могут экспериментировать с подходами и определять, какие задачи следует ставить в приоритет в дальнейшем.
Оптимизированная прозрачность
Нет другой системы управления задачами, такой прозрачной, как Kanban. Все легко видят, кто чем занят, ведь все карточки находятся на виду и аккуратно распределены по колонкам. Это исключает догадки и ускоряет общий рабочий процесс.
Другие форматы, такие как диаграммы Ганта, также могут распределять задачи между несколькими участниками, но при этом сложнее понять, кто за что отвечает, без долгого скроллинга (из-за ориентированного на расписание формата).
Именно поэтому мы решили сделать возможность «сортировки по пользователю», если когда-нибудь реализуем функцию Ганта в Chanty. Кроме того, помимо прозрачности относительно того, кто какую задачу выполняет, Kanban позволяет отслеживать прогресс как на уровне отдельных сотрудников, так и всей команды в целом.
Благодаря отслеживанию в реальном времени, менеджеры проектов могут быстро выявлять области, где нужны дополнительные ресурсы или поддержка. Это позволяет принимать более проактивные решения, обеспечивая соблюдение сроков даже при изменении объёма работы.
Автономия сотрудников
Наконец, возможно, самым большим преимуществом использования системы Kanban является то, что она даёт вашим сотрудникам возможность самостоятельно управлять своей работой в значительной степени. Эта новая независимость снимает часть нагрузки с проектных менеджеров, с которой они сталкиваются регулярно.
Вместо того чтобы сообщать менеджеру о завершении задачи и просить его обновить внутренний список дел, сотрудник просто перетаскивает свою карточку в колонку «Выполнено», и вся команда сразу видит, что задача завершена.
Это не только удобнее, но и экономит огромное количество времени. Представьте ситуацию: графический дизайнер ждёт, пока будет готов блог-пост, чтобы создать инфографику — при этом он не знает, что текст уже написан, а менеджер просто ещё не обновил систему.
Самостоятельное управление способствует ответственности и ощущению собственности над задачами, даёт сотрудникам чувство контроля над своим вкладом в работу команды. Кроме того, это снижает необходимость микроменеджмента, позволяя проектным менеджерам сосредоточиться на стратегически более важных задачах.
Такие «поглотители времени» легко избежать, если позволить сотрудникам управлять собой.
Пример Kanban-доски: функция Kanban в Chanty
Новая Kanban-доска в Chanty — отличный пример всех преимуществ такого типа рабочей системы. Вы можете создавать новые карточки и колонки одним кликом, что избавляет от необходимости тратить полчаса на настройку системы.
Каждую карточку также можно назначить с определённым приоритетом — низким, средним или высоким — в зависимости от того, насколько срочно её нужно выполнить. На саму карточку будет наклеена зелёная, жёлтая или красная метка, чтобы коллеги могли сразу увидеть срочность задачи, даже не открывая её.
Вы также можете установить для задачи срок выполнения и отфильтровать Kanban-доску по просроченным задачам, чтобы видеть, какие участки проекта отстают от остальной работы.
Это идеальная система для редакторов, которые курируют контент-отделы: они смогут получить полный обзор всех статей, вышедших за рамки срока, и понять, с какими авторами нужно связаться.
Контент-маркетинг — лишь один из практически бесконечного числа вариантов применения Kanban. Даже самые продуманные стратегии маркетинга и контента могут дать сбой без организованной структуры. Именно здесь Kanban проявляет себя наилучшим образом. Система карточек помогает держать всё в порядке, будь вы маркетологом, агентом по недвижимости или разработчиком программного обеспечения.
В примере с недвижимостью вы можете создать карточку для каждого объекта и перемещать её в колонку «свободно», «запланирован просмотр» или «продано», в зависимости от стадии процесса. Так вы всегда будете иметь актуальную информацию по каждому объекту.
Гибкость Kanban-досок практически не ограничена: их можно применять в любой отрасли и нише, не только для повышения продуктивности, но и для удобного обзора проекта сверху вниз.
Kanban-доска позволяет задать определённый диапазон дат, чтобы отображались только карточки в этом окне времени. Это помогает снизить загромождённость, так как вам не придётся смотреть задачи, срок которых ещё не наступил.
Крупные организации с огромными досками легко находят нужное, используя строку поиска. Также можно назначить конкретного исполнителя, чтобы отображались только его карточки — это удобно для членов команды, которые хотят видеть только свои задачи.
Заключение
Как вы видите, Kanban-доска за свои 80 лет существования принесла огромную пользу компаниям по всему миру. Вряд ли она исчезнет в ближайшее время, поэтому стоит привыкнуть к уровню эффективности, который она обеспечивает.
Если вы готовы попробовать Kanban и увидеть, как он ускоряет работу вашей команды, почему бы не подключить ваших сотрудников к Chanty? Мы так рады получить ваши отзывы о функции, над которой работали месяцами. Все усилия были потрачены не зря — чтобы улучшить пользовательский опыт!
На этом всё. Будьте в безопасности и продолжайте Kanban’ить!
